Secrétaire médicale - Médecine/Anesthésie

L'ÉTABLISSEMENT : Qui sommes-nous ? Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l'Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L'ensemble des sites est doté d'équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d'exceller dans votre spécialité. Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l'Allemagne et est desservi par l'aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d'un patrimoine culturel et gastronomique riche. Nos avantages : - Crèche dédiée à l'établissement - CGOS + Amicale du personnel - Self d'entreprise - Association sportive - Évènements festifs - Ateliers bien-être En chiffres : - 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes) - 1200 lits et 600 places en EHPAD - 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie - 95 000 passages aux urgences - 125 000 admissions en hospitalisation - 2800 naissances Fidèle à nos valeurs d'égalité des chances et de diversité, notre établissement est handi-accueillant et met en oeuvre des actions concrètes pour accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Poste éligible au dispositif ADN Talent. LE POSTE : Identification du poste Rattachement hiérarchique : Niveau 1 : la secrétaire référente de secteur Niveau 2 : la coordinatrice des secrétariats médicaux Niveau 3 : la cadre supérieure du Pôle Ville Hôpital Relations fonctionnelles : Dans le service : l'ensemble de ses collègues, le personnel médical et soignant, les cadres Dans l'établissement : médecins, soignants, autres services médicaux, bureau des admissions, services administratifs, autres établissements de santé, relations avec la ville Conditions de travail Horaires : 7h30 de travail par jour, continu selon les plannings prévus et l'activité du service avec une amplitude de 7h30 à 18h30 en fonction des secteurs de consultation. Contraintes organisationnelles et relationnelles : dépassement d'horaire éventuel, travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues, équipe importante, contact public, exigence d'un accueil de qualité des patients, polyvalence sur les différentes tâches, savoir évoluer en même temps que le métier évolue. Vos missions Accueillir et enregistrer les patients de consultation selon les règles d'identito-vigilance Planifier les activités (agendas des consultations, admissions, convocations, programmations de blocs opératoires, etc...) Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Gérer, saisir et classer des informations relatives au dossier du patient Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Activités Fonction d'accueil Accueil physique des patients, du public, des professionnels de santé, Accueil téléphonique du personnel, public, patients, médecins traitants, services administratifs et communications. Fonction gestion Traitement, classement des dossiers et des documents médicaux, tri, diffusion, Importation des documents dans le DPI par numérisation, Répondre aux demandes des médecins, Gestion des consultations externes, Gestion des examens des patients. Fonction frappe et informatique Traitement des courriers, Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers, Saisie NGAP, Saisie actes CCAM, Formalités de prise en charge auprès des caisses (CPAM...) Fonction planification Gestion des rendez-vous des agendas des médecins, Gestion des consultations et des programmations aux blocs opératoires, des patients Divers Gestion des fax, des mails. PROFIL RECHERCHÉ : Vos diplômes Diplômes : BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, ou expérience dans les secrétariats médicaux. Prérequis : Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, ...) Bonne connaissance de la terminologie médicale Bonne technicité dans l'accueil téléphonique et la communication Bonne technicité informatique Aptitudes : S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Savoir gérer son stress Savoir hiérarchiser les priorités Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Obligations Respect du secret professionnel Respect des procédures en vigueur au sein de l'HNFC et du Pôle Tenue professionnelle adaptée