Secrétaire Médicale au sein du Service de Psychiatrie Infanto-juvénile

Définition du métier: Description du métier : assurer le traitement et la coordination des opérations et des informations médico- administratives concernant les patients dans le domaine du secrétariat médical. Planifier les activités (agenda des consultations, convocations, etc.). Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. Définition statutaire Statut : Titulaire / CDI / CDD Catégorie : B Organisation du travail : - Poste à temps plein : 37h30/semaine 25 CA 15 RTT - Horaires : 9h/17h du lundi au vendredi - Repos fixe - Organisation du temps de travail : en fonction de l'organisation du service. Lieu de travail : Centre hospitalier de CHATEAUROUX (site principal) 216 avenue de Verdun à CHATEAUROUX Déplacements liés à la fonction : non en fonction de l'évolution des organisations Suppléance : Non Missions du service Le service accueille les enfants et adolescents de 0 à 18 ans. La demande de soins est effectuée par le représentant légal de l'enfant. La consultation d'accueil est assurée par un médecin ou un psychologue en binôme avec un infirmier en pratique avancée (IPA). A l'issue de l'accueil, un programme de soins individualisé est proposé, si besoin, à l'enfant ou à l'adolescent. Un soignant de référence est désigné afin d'être l'interlocuteur privilégié de la famille Diverses médiations, prises en charge spécialisées ou thérapies qu'elles soient de groupes ou individuelles sont indiquées afin de répondre au mieux aux besoins des patients. Les médiations thérapeutiques sont des outils permettant la relation entre le soignant et l'enfant, et un travail en vue de l'amélioration des troubles et symptômes qui empêchent le développement harmonieux de l'enfant ou de l'adolescent. Elles sont variées : contes, théâtre, pâtisserie, cuisine, créations, constructions, jeux d'échanges ou d'éveil, sorties extérieures, peinture, terre. Chaque médiation est prescrite par le médecin ou préconisé par le psychologue à la suite de la consultation d'accueil ou d'une réévaluation clinique. Le service a été doté de salles Snoezelen et de balnéothérapie qui permettent de proposer des soins axés sur un autre mode de communication que la parole, de rechercher un apaisement ou au contraire des stimulations sensorielles. Par ailleurs, le service a des conventions : avec un centre équestre pour l'utilisation de la médiation cheval, avec les mairies pour l'utilisation de leur piscine, leurs salles de sport et d'escalade. Le service est ouvert du lundi au vendredi (sauf jour férié) de 9h à 17h. Missions spécifiques du poste Missions principales - Accueil physique et téléphonique des familles, patients, accompagnants, soignants - Coordination des informations reçues et transmission aux personnes concernées en temps utile - Echanges avec les partenaires (écoles, MDPH, IME, ASE, services d'hospitalisation...) - Prise de renseignement et orientation des demandes de premières consultations - Réalisation du courrier de convocation - Création du dossier patient dans DXCARE - Frappe de comptes rendus de soins et transmission par envois sécurisés (service social, ASE, IME) - Courriers ou échanges téléphoniques en cas d'annulation de soins - Préparation des dossiers MDPH - Participation à la réunion de régulation (préparation des dossiers, prises de notes) - Suivi des programmes de soins (mise en forme et envois aux personnes/institutions concernées) - Mise à jour des modifications du programme de soins - Enregistrement de l'activité (codage des actes) Missions spécifiques en lien avec la qualité - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance - Saisie des données liées à l'activité (codage) Activités Accueil et renseignement du public Programmation des rendez-vous Identification, analyse, priorisation et synthèse des informations relevant de son domaine de compétences Conception, frappe, tri et classement de document Tenue du dossier patient Utilisation de la bureautique et des logiciels métiers Compétences Savoir faire - Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone - Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Savoir être - Ecoute, patience, respect, bienveillance, implication à donner la réponse la plus adaptée à la demande du public accueilli - Rigueur - Respect du secret professionnel et médical - Dynamisme, sens du service au public - Ponctualité, fiabilité, adaptabilité, et capacité à travailler en équipe. Conditions d'accès au poste Diplôme requis : - BAC science médico-sociale - BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée : expérience en secrétariat médical