Secrétaire H/F

Sous l'autorité de la directrice du Pôle Enfance, votre mission consistera à :  Au sein de l’établissement, vous assurez les missions de secrétariat et de gestion administrative nécessaires au bon fonctionnement de la structure. Vous êtes un interlocuteur privilégié des familles, des professionnels et des partenaires, et contribuez à la qualité de l’accueil et de l’accompagnement des personnes accueillies.Vos missions principalesGestion administrative : mise à jour et suivi des dossiers administratifs, actualisation des documents internes de l’établissement et rédaction ou mise en forme des courriers administratifs.Gestion des admissions et des immersions : préparation du dossier administratif relatif aux immersions et aux admissions.Gestion du courrier : réception, traitement et distribution du courrier entrant et sortant.Suivi des données administratives : participation aux enquêtes annuelles, collecte et mise à jour des informations nécessaires au suivi de l’activité.Accueil et communication : accueil physique et téléphonique des familles, des professionnels et des partenaires, orientation des interlocuteurs et transmission des informations.Suivi des personnes accueillies : mise à jour des informations administratives dans le logiciel NetVie et documents institutionnels.Organisation logistique : organisation et suivi des circuits de transport des personnes accueillies, gestion des commandes de repas.Gestion des frais de séjour : suivi administratif des frais de séjour et des éléments nécessaires à leur traitement.